Les Guides Catholiques de Belgique utilisent la solution ERP APIZ 

Fondé en 1915, Les Guides Catholiques de Belgique est un des mouvements de jeunesse les plus importants en Belgique. Les Guides ne comptent pas moins de 24.000 membres et une équipe de 30 personnes au siège de Bruxelles. 

L’association était équipée d’une solution ERP Open Source depuis près de 10 ans. Les Guides ont décidé d’adopter APIZ Advanced ERP Solutions. 

La nouvelle solution verticale a été mise en production le 1er février 2022 et a reçu un accueil très enthousiaste de la part des 4.000 utilisateurs. 

Mathilde Verougstraete, cheffe de projet des Guides, nous a expliqué les défis de ce projet et nous a livré son ressenti. 

Importance du cadrage du projet ERP  

Avant de se lancer dans la mise en œuvre de l’ERP, Les Guides ont réalisé une phase de cadrage avec la société Audaxis.  

Tout d’abord, il était important de passer au travers de toutes les fonctionnalités de l’application, en profondeur, afin de définir précisément les attentes et les points d’attention. Comme l’explique Mathilde Verougstraete, “Depuis l’intégration de la solution précédente, il y avait eu peu d’évolutions. Il fallait être à l’écoute des besoins utilisateurs et repenser l’application.”  

Ensuite, en termes d’organisation et d’efficacité, le cadrage a été très profitable. L’élaboration d’un Plan Qualité Projet décrivant les moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs, a permis de formaliser cette première étape du projet. Les rôles et les responsabilités de chacun ont été clairement définis. “Le PQP était un bon outil pour poser les bases d’un projet et faire en sorte que tous les intervenants parlent de la même chose.” 

Une solution gestion ERP complète des activités de l’association 

Les Guides ont pu conserver toutes les adaptations liées à leur métier dans le nouvelle solution APIZ, améliorer certaines fonctionnalités et en ajouter de nouvelles.  

• Gestion de la sécurité d’accès aux données selon la structure du mouvement : fédération, unités, groupes 
• Gestion des membres et de leur parcours dans l’organisation, rôles multiples pour un même membre 
• Appels à cotisation et facturation selon la composition de famille 
• Gestion des formations d’animateurs (environ 100 / an) : gestion des inscriptions et du parcours de formation 
• Gestion des camps (600 par an) : inscriptions, autorisations administratives 
• Gestion des centres d’intérêt des membres et des listes de distribution 
• Gestion d’abonnements aux revues et envoi de mails automatiques 
• Gestion des démarches administratives (téléchargement d’attestations, demandes de subsides, listings, …) 

APIZ s’est adaptée aux règles de validation des Guides et intègre également de nouveaux écrans visant l’optimisation de certains processus tels que la gestion d’inscription aux revues. 

“APIZ s’est vraiment adapté à notre manière de travailler, à nos processus très spécifiques, même par rapport à d’autres mouvements de jeunesse.”

Intuitivité de l’ERP et écrans personnalisés 

“En tant que Cheffe de Projet des Guides, je me suis sentie la représentante des utilisateurs. Mon objectif était de faire en sorte que la solution soit la plus simple et la plus belle possible pour améliorer leur quotidien” explique Mathilde Verougstraete. 

L’interface graphique et l’ergonomie d’un ERP est en effet aujourd’hui considérée comme primordiale. Depuis plusieurs années, les utilisateurs, habitués aux applications mobiles, y sont très sensibles. C’est donc un des objectifs de APIZ de fournir des écrans modernes et intuitifs, permettant d’augmenter la productivité et la satisfaction des utilisateurs. 

La personnalisation du design des écrans est aussi au cœur du projet des Guides. “Il était très important pour les Guides de gagner en autonomie dans la modification des écrans. Nous avons acquis une bonne compréhension de la structure de APIZ et nous nous sommes appropriés l’interface. Il est en effet important pour notre mouvement de garder sa charte graphique sur tous les supports. Nous avions donc envie de pouvoir tout adapter dans l’application” 

Les facteurs de succès du projet : Communication & Appropriation de l’outil en interne 

A l’issue du projet, nous identifions plusieurs facteurs de succès. Comme l’explique Mathilde Verougstraete, “La bonne entente générale a favorisé le succès. On osait se dire les choses, et on débloquait les problèmes rapidement. Il y avait une vraie fluidité dans les échanges, facilitée aussi par Teams, via lequel on était en contact quotidien avec l’équipe d’Audaxis”. 

Au-delà de la phase de cadrage initiale, la bonne gouvernance du projet a joué un rôle majeur. Chaque semaine, les Comités de projet étaient utiles à tous pour la rapidité des échanges et ne pas laisser s’accumuler les problématiques. Les Comités de Pilotage mensuels permettaient quant à eux en intégrant la Direction de prendre un peu de hauteur sur le projet : identifier les retards, quantifier les efforts à réaliser… et tout cela sans tension. 

Les utilisateurs ont très bien accueilli l’ergonomie et la facilité d’utilisation de la solution. Les échanges sont réguliers pour continuer d’améliorer la solution. 

Ce projet a permis une véritable prise de conscience de voir l’utilisation d’un ERP comme un continuum permettant d’adapter l’application au fur et à mesure de l’évolution des besoins. 

Avec APIZ, le mouvement de jeunesse a trouvé la solution de gestion dont il avait besoin, à la fois structurant mais aussi agile, pour s’adapter facilement à son organisation et son activité. 

Rail Europe est le premier distributeur de billets de train et de passes ferroviaires européens dans le monde. Depuis 90 ans, cette entreprise est le partenaire de confiance de l’industrie du voyage et des opérateurs ferroviaires (avec 2,5 millions de billets de train européens chaque année).  Ses équipes fournissent des solutions de services à plus de 15 000 professionnels du voyage dans 70 pays. Les voyageurs peuvent également réserver leur voyage directement sur son site web et son application de réservation de trains.  

Ces dernières années, la société Rail Europe a vécu de nombreux changements au sein de son organisation. Cela nécessitait donc des évolutions de son système d’information afin de conserver sa réactivité et son efficacité.  

Le choix de l’entreprise s’est porté sur l’offre ERP APIZ. Un choix guidé par la volonté de disposer d’une solution ERP sur mesure. 

Le “sur mesure” offert par l’Open source 

Rail Europe est équipé depuis 2011 d’une solution ERP Open Source. Elle avait été personnalisée pour s’adapter parfaitement aux règles de gestion de la vente de titres de transport ferroviaire sur les 5 continents, comme le dit l’expression en “follow the sun”.  

Rail Europe a décidé d’implémenter l’offre ERP sur mesure APIZ, basée sur des technologies Open Source. L’objectif étant de conserver une seule plateforme intégrée et beaucoup de flexibilité au niveau de son système de facturation. Le projet vise aussi à conserver l’intégration de l’ERP aux multiples sites et applications de vente du groupe. Parmi les autres challenges du projet, la gestion d’une architecture résiliente et hébergée dans le Cloud est cruciale. 

La gestion complète du Cycle de vente et la comptabilité 

APIZ permettra de conserver toute la valeur ajoutée apportée par un ERP personnalisé. 

APIZ permettra de gérer le cycle de vente complet des titres de transport et la relation avec les agences. En termes de fonctionnalités, il couvrira notamment les achats, la facturation, la comptabilité (générale, analytique et budgétaire), la gestion des engagements, le contrôle de gestion et le reporting. A cela s’ajoute une partie essentielle pour Rail Europe qui est la gestion des commissions pour les agences dans un environnement multi-devises. 

Un des objectifs de Rail Europe est de réaliser la clôture comptable mensuelle un ou deux jours après le début du mois suivant. 

Profiter des atouts du Cloud 

Dans le cadre de ce projet, Rail Europe avait pour objectif de moderniser sa gestion de l’hébergement. APIZ est nativement conçu pour profiter pleinement des avantages de l’hébergement dans le Cloud. La société peut ainsi bénéficier d’une solution d’hébergement totalement flexible, profitant des dernières facilités en matière de déploiement, de résilience et de redondance. 

Une campagne de tests de montée en charge a été menée pour proposer la configuration matérielle idéale, pour répondre à la volumétrie du client et à ses exigences en matière de réplication, de sauvegarde de données et de SLA d’exploitation tout en visant un optimum économique. 

Un des défis traités est la problématique de l’accès aux données historiques. Après plus de 10 ans d’exploitation, il était important de pouvoir bénéficier de l’historique sans pour autant en charger le système de production quotidien. 

Optimiser l’expérience utilisateur 

Grâce à cette migration vers la solution ERP APIZ, Rail Europe offrira également à ses utilisateurs un espace de travail moderne et ergonomique. Son interface permet une visualisation et une exploitation idéale des données. La GED intégrée facilite notamment le traitement des pièces comptables et des documents nécessaires à la gestion quotidienne. 

Rail Europe se dote ainsi d’un outil moderne et performant pour faire face aux défis à venir.